Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Можно ли сшивать личную карточку вместе с личным делом

Формирование личных дел работников Руководствуются хронологическим принципом, то есть документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством. Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме см.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личная карточка сотрудников: правила хранения

Примеры документов и образцы заполнения форм Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание.

Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками законопроектом. Если его одобрят, в ст. Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Вход на сайт Срок хранения личных дел уволенных сотрудников в году Материалы об аттестации если проводилась ; Фотографии работника, которые периодически обновляются; Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет. Формирование личных дел работников Руководствуются хронологическим принципом, то есть документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив.

При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Внутренняя опись документов личного дела Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней - заверительную. В нее внесите информацию: общее количество листов в деле; лицо, ответственное за ведение дела; дату обновления описи. Заверительная надпись описи личного дела сотрудника образец Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело.

Внутренняя опись поможет вам сформировать и синхронизировать документы в личном деле. Кроме того, с ее помощью вы упорядочите документы сотрудника и быстрее найдете нужную информацию в личном деле.

Мы подготовили для вас образец описи и пояснили, как исправить ошибки. Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций: Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.

По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе - оформите дополнительные листы.

Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов. После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении.

Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения. Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке. Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации.

Результаты проверки оформляются актом произвольной формы. Составление и правильное оформление внутренней описи личного дела сотрудника позволяет исключить утерю документов кадрового учета и обеспечивает контроль над полнотой сведений о его трудовой деятельности. В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью. Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т. Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ и , а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах.

Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности. Прежде чем собирать личную информация работника следует предварительно подписать с ним заявление на то, что она дает свое. Оформление и ведение личного дела Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов.

Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки. В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные.

Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов. Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию. При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц.

Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень. При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет. Документы, включаемые в личное делопроизводство В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке разводе , водительских удостоверений, и другие.

Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами. В личном деле должен присутствовать , а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения. По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его , объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т.

При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также и. Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в. Образец заполнения титульного листа и описи личного дела На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения.

В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи. В центральной части документа заполняется Ф. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения.

При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел. Опись должна содержать номер и заголовок Ф. Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа если он есть , его наименование, количество страниц.

Несмотря на то, что законодательно не установлено обязательное ведение в организациях личных дел сотрудников, каждый здравомыслящий кадровик, чтобы упростить работу будет стараться систематизировать данные о работниках. Обязательным это является для государственных служащих. В статье расскажем, как оформить личное дело сотрудника, дадим образец оформления.

Преимущества ведения личного дела Наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности. Дело представляет собой сформированную папку, совокупность документов, относящихся к одному сотруднику и всех его личных данных.

Поскольку порядок формирования дела никак не регламентирован Законом, то кадровой службе необходимо разработать внутренне положение организации о ведении личных дел. В нем можно отразить ряд вопросов: Состав. Порядок их формирования и ведения. Перечень сотрудников, для которых необходимо вести такой учет. Режим хранения. Оговорить круг лиц, имеющих к ним доступ. Сроки передачи в архив.

Документы, находящиеся в папке сотрудника можно разделить на три группы: В первую отнесем документы, которые сотрудник предоставил при приеме на работу и кадровые по которым его приняли. К ним отнесем: анкету; резюме; характеристики с предыдущих мест работы при наличии ; копии паспорта, СНИЛС, ИНН если имеется , документов об высшем или среднем образовании, документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу ; по требованию справку о несудимости, заявление о приеме на работу; медицинские справки, если деятельность предполагает работу с детьми например, трудовой договор; личная карточка, копия приказа о приеме на работу и т.

Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников: к таковым относятся свидетельства о браке, о рождении детей, о разводе, договора о материальной ответственности, если деятельность предполагает таковую, приказы о переводах, премировании, документы о пройденных крсах по время работы, различные сертификаты и т.

В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например: заявление работника об увольнении; копия приказа об увольнении. Формирование и ведение дела Стоит обратить внимание, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку.

Оригиналы трудовых книжек должны храниться как документы строгой отчетности в специальных металлических шкафах либо сейфах, несгораемых. Выдаются лицу, которое несет за них ответственность только по заявке.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Хранение карточек т2 отельно или в личном деле Удобнее всего для этой цели использовать папки, закрывающиеся на клапан, так как личные карточки не рекомендуется подшивать, папки-скоросшиватели не применяются. На основании п. Заполняем личную карточку Порядок и ведения личных карточек работников Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора. Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника.

Личное дело Когда оформляется? Личная карточка входит в состав личного дела и представляет собой упрощенный вариант объединения персональных данных работника.

Личная карточка Т-2 относится к категории обязательных документов для кадрового учета работников. Это правило касается организаций и предприятий любой формы собственности. Заполнение, ведение и хранение личных карточек регламентируется законодательными актами и подлежит строгому соблюдению. Далее в статье подробнее о таких аспектах:.

Как хранятся личные дела и карточки т2

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Можно ли сшивать личную карточку вместе с личным делом

Форум начинающих и профессиональных бухгалтеров, аудиторов, бухгалтерский форум! На форуме вы можете получить профессиональную поддержку и помощь в любых вопросах бухгалтерского учёта и налогообложения. Для размещения своих сообщений необходимо зарегистрироваться. Для просмотра сообщений выберите раздел. Если это ваш первый визит, рекомендуем почитать справку.

Примеры документов и образцы заполнения форм Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка.

Можно ли хранить личную карточку вместе с делами работников

Где хранить? Как хранить? Сколько хранить? Сшивать или не сшивать?

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личная карточка работника Т-2: пример заполнения

Прикрепите туда также характеристики, рекомендации, резюме сотрудника, заявление о приеме на работу. Если в организации трудовые договора и кадровые приказы хранятся отдельно, то сделайте и поместите в личное дело их копии. Не забудьте прикрепить автобиографию и личный листок по учету кадров обычно его помещают в начало личного дела. Пронумеруйте все листы личного дела, начиная с копии паспорта и документов об образовании. Сделайте внутреннюю опись документов, хранящихся в личном деле и поместите ее в начало личного дела. Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.

.

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные . будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом. личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева
Комментариев: 1
  1. Зинаида

    Правильно и нормально таможенники подогрели развод. Теперь гдетослышащие будут думать что евробляхи узаконили и будут жить до очередного штрафа.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.